Seien Sie effizient und planen Sie richtig: Clevere Tipps für Event Planer

Wenn es ein Wort gibt, das die Stimmung selbst der erfahrensten Eventplaner in der Nacht vor einer Veranstaltung definiert, dann ist es überwältigt, wenn man bedenkt, dass sie wollen, dass alles gut geht. Es ist wahnsinnig stressig, es gibt nie genug Stunden am Tag und irgendetwas geht immer schief. Aber, gibt es einen Ausweg? Oh ja, bewahren Sie die Ruhe und lesen Sie weiter, denn die folgenden Tipps werden dafür sorgen, dass Ihre nächste Veranstaltung effizient, effektiv und ein angenehmes Erlebnis für den Kunden wird - vorausgesetzt, Sie haben sie bis zum Ende gelesen.

Sie wollen also eine erfolgreiche Veranstaltung gestalten, dann müssen Sie den Lebenszyklus einer Veranstaltung verstehen

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Lassen Sie sich nicht von der Arbeit und der Anzahl der Arbeitsstunden aufhalten, die nötig sind, um eine Veranstaltung erfolgreich zu machen. Mit dem Aufkommen der Technologie haben sich die Dinge automatisiert, einschließlich der Veranstaltungsplanung, und man kann bis zu 30-40 % der Zeit sparen, die früher für die Planung im traditionellen Format aufgewendet wurde. Lernen Sie, wie man die Aufagebenplanung optimiert. 

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Phase 1 Analyse

Holen Sie sich das Ziel richtig und klar von den Beteiligten. Dazu ist es notwendig, sich mit den Kunden zu treffen und ihre Anforderungen zu verstehen. Stellen Sie sich vor, Sie wären vor zehn Jahren hinter allen Beteiligten hergelaufen, um sie unter einen Hut zu bekommen, um das Ziel und die Feinheiten der Veranstaltung festzulegen. Es wäre ein Alptraum und frustrierend gewesen. Aber im heutigen Zeitalter gibt es Tools, die Besprechungsanfragen automatisch verwalten und Ihre Zeit sparen und Sie stressfrei halten, und ein solches Tool ist Meetingbox, das Besprechungsanfragen für Sie auf Knopfdruck verwaltet.

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Phase 2 Planung

Erstellen Sie eine Blaupause für Ihren Masterplan: Listen Sie Ihre Checkliste für die Veranstaltungsplanung auf und identifizieren Sie Bereiche, die zeitaufwendig sind und nicht viel von den grauen Zellen erfordern, wie z. B. die Registrierung, die Datenbankeingabe usw. Überlegen Sie, wie Sie diese banalen Aufgaben optimieren können, so dass Sie sich auf die wichtigeren Aspekte der Veranstaltung konzentrieren können. Denken Sie an eine auf dem Markt erhältliche Eventmanagement Lösung, die diese Aufgaben für Sie automatisiert.

Budget: Die Finanzen sind ein wichtiger Teil der Veranstaltungsplanung. Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle ein- und ausgehenden Kosten in Echtzeit im Auge behalten, dabei besteht ein hohes Fehlerrisiko. Ein gutes Tool hilft Ihnen, Ihre Ausgaben in Echtzeit im Blick zu behalten.

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Phase 3 Koordinierung

Multitasking

Vertragsverhandlungen, Datensicherung, die Anmietung von Räumlichkeiten, die Ausarbeitung der Details des Menüs und vieles mehr wird gleichzeitig passieren. Aber bei einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung geht es darum, Prioritäten zu setzen, während man im Hintergrund an den anderen Dingen arbeitet. Delegation mit zwischenzeitlichen Statusüberprüfungen wird auch eine erfolge  Lösung bieten. 

Dies ist eine sehr wichtige Phase, da sie die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, Lieferanten usw. erfordert. Eine solche Koordination kann effizient verwaltet werden Task-Management-Modul, das jetzt in verschiedenen Automatisierungslösung präsentiert wird - Sie können einen Echtzeit-Überblick über alle Ihre Ergebnisse, Aktivitäten, Meilensteine und Aufgaben erhalten. Es verwaltet Aufgaben kollaborativ.

Phase 4 Förderung

Branding der Veranstaltung: Damit sich die Veranstaltung deutlich von anderen abhebt und ein "Top of Mind"-Erlebnis schafft, muss ein zeitgemäßes und überzeugendes Thema gewählt werden. Das Brainstorming von Themen mit deutlichen Unterscheidungsmerkmalen ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Das Erstellen eines Slogans und das Entwerfen eines Logos für die Veranstaltung tragen wesentlich dazu bei, die Veranstaltung einzigartig zu machen. Dies könnte sich auch als USP des Planers herausstellen.

Website der Veranstaltung:

Die Erstellung einer eigenen Webseite für Ihre Veranstaltung ist eine kluge Idee, da sie eine einzige Plattform bietet, um alle Informationen über die Veranstaltung mit den Teilnehmern zu teilen. Eine solche Website fördert die Online Registrierung, das E-Ticketing und die Zahlungsverwaltung. Ich bin mir sicher, dass die Konversion höher ist als bei der traditionellen Registrierungsmethode über Online Kanäle.

E-Invite:

Das Versenden von E-Einladungen an Ihre Teilnehmerliste, gefolgt von einem Erinnerungsmailer, ist ein sehr wichtiger Teil der Promotion. Dank der vielen E-Mail-Tools, die auf dem Markt verfügbar sind, wird diese banale Aufgabe einfacher.

Verwaltung von Veranstaltungsinhalten:

Ein Blogbeitrag ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu vermarkten. Er bietet den Lesern Füllmaterial über die Veranstaltung und solche Blogs können mit dem Call-to-Action-Button eingebettet werden, der den Leser auffordert, sich für die Veranstaltung zu registrieren.

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Klicken Sie es an und stellen Sie es zur Schau:

Wie bleibt ein Event in Erinnerung? Wenn sie es durch Bilder wiedererleben, natürlich! Positive Fotos online zu posten ist eine tolle Möglichkeit, den Erfolg einer Veranstaltung zu demonstrieren. Heutzutage gibt es viele Social-Media-Kanäle - Facebook, Instagram und Twitter, die bei der Verbreitung helfen. Das Erstellen eines Social-Media-Hashtags hilft dabei, ein Event am Laufen zu halten. Ein Event bietet Ihnen die perfekte Möglichkeit, Ihre Präsenz in den sozialen Medien zu erhöhen. Haben Sie ein konsequentes Brand-Messaging, posten Sie strategisch und nutzen Sie jede Social-Media-Plattform.

Verbreiten Sie das Wort, auf jede mögliche Weise:

Dieser Teil ist wirklich spannend, da die Möglichkeiten zahlreich sind und sich jeder für allwissend hält, wenn es um die Verbreitung von Informationen geht. Denken Sie nicht nur an die Online Medien, sondern auch an die Offline-Medien, um den Buzz zu erzeugen. Einige der Offline Möglichkeiten, mit denen Sie für die Veranstaltungen werben können, sind Banner, Zeitungsanzeigen, die Erstellung interessanter Veranstaltungsartikel, Beschilderung in der Nähe des Veranstaltungsortes

Veranstaltungsbericht:

Die Event Performance ist ein extrem wichtiger Teil einer Veranstaltung und muss für jeden, der an der Veranstaltung teilgenommen hat, von Interesse sein. Dies ist eine datengesteuerte Intelligenz, die Ihnen einen Einblick in eine Veranstaltung gibt. Ob Sie die gewünschten Ergebnisse/den ROI aus einer Veranstaltung haben, ist für eine Organisation sehr wichtig, um für zukünftige Veranstaltungen zu entscheiden.

Außerdem helfen Ihnen solche Einblicke/Analysen, Ihr Kundenverhalten zu verstehen, was beim CRM hilft. Früher wurden traditionelle Umfragen durchgeführt, um die Leistung von Veranstaltungen zu verstehen, aber heutzutage lösen Event Management Tools/Apps solche Umfragen innerhalb von 24 Stunden nach der Veranstaltung aus, damit die Erinnerung frisch bleibt. Und die Berichte der Daten können in jedem gewünschten Format zur Analyse herausgezogen werden.

Zu guter Letzt: Seien Sie proaktiv! Passen Sie die Technologie an, passen Sie die Event Automatisierung an, treffen Sie eine kluge Entscheidung bei der Planung eines Events für ein angenehmes Erlebnis sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden. Denken Sie bei all diesen Tipps daran, dass Kreativität und Ausdauer die wichtigsten Merkmale sind, die Ihre gesamte Planung auf das nächste Level bringen würden.

Wenn Sie nach einer Automatisierungslösung für die Verwaltung Ihrer Veranstaltung suchen, ist meetingbox.com die go-to Lösung.

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