Wie viel Zeit sparen Veranstaltungsplaner durch Automatisierung?
"Es gibt einen besseren Weg, es zu tun - finden Sie ihn" - Thomas Edison
Bei dem Heer von Menschen, die an der Planung einer Veranstaltung beteiligt sind, muss Ihnen immer wieder in den Sinn kommen, wie Sie effizient arbeiten können, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen. Und die Antwort ist AUTOMATION. Dank des Aufbruchs in der Technologie und der Digitalisierung unserer Kultur ist und wird die Automatisierung der Weg sein, um vorwärts zu arbeiten.
Aber warum Automatisierung und nicht Menschen?
Studien haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 3 Stunden produktiv ist und dass Effizienz bis zu 30 % des Unternehmensumsatzes kosten kann. Die Schlussfolgerung, dass die Optimierung alltäglicher Aufgaben die Produktivität erhöht, Zeit und Geld spart, ist also keine Raketenwissenschaft.
Wie - Mathe hinter Zeit- und Geldverlust
Nehmen wir an, Sie stellen eine Mitarbeiterin zu einem Stundensatz von 10 $ ein, um 8 Veranstaltungsinhalte auf Ihre Website zu bringen, und sie benötigt 8 Stunden, um 8 Inhalte auf die Website hochzuladen (1 pro Stunde). Die Gesamtausgaben betragen 80 $ (10 $ X 8 Stunden = 80 $).
Wenn die vom Automatisierungstool - Event Content Management benötigte Zeit 15 Minuten beträgt, um 1 Inhalt auf die Website hochzuladen. Die Gesamtzeit für das Hochladen von 8 Inhalten beträgt 120 Minuten und die Ausgaben belaufen sich auf 20 US-Dollar.
Zeit wird benötigt, um eine Aufgabe manuell zu erledigen - Zeit, die durch die Automatisierung einer Aufgabe benötigt wird = Zeitersparnis
Insgesamt gesparte Zeit - 6 Stunden
Insgesamt gespartes Geld - $60
Dies ist nur ein einfaches Beispiel, um das Konzept zu erklären - aber stellen Sie sich vor, wie viel Geld gespart werden kann, wenn die langen Aufgaben, Genehmigungsprozesse, das Versenden von Benachrichtigungen usw. automatisiert werden können, die Kosten- und Zeitersparnis ist erheblich.
Wie kann Automatisierung helfen?
Effizienzsteigerung eliminiert Fehler
Laut einer Umfrage von Think Money ist ein Drittel der Mitarbeiter bis zu 3 Stunden am Tag bei der Arbeit abgelenkt. Die Automatisierung einiger banaler und langweiliger Aufgaben, die von diesen Mitarbeitern erledigt werden, hilft dabei, Geld und Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, sodass sie sich mehr auf die fähigkeitsbezogenen Aufgaben konzentrieren können. Es hilft auch bei der Reduzierung der Fehlerquote bei der Erledigung einer Aufgabe.
Einer der wichtigsten und alltäglichsten Prozesse eines Veranstaltungsplaners ist das Versenden von Einladungen an alle Eingeladenen. Stellen Sie sich nun eine Person vor, die engagiert daran arbeitet, 1000 Einladungen eine nach der anderen zu versenden. Er wird wahrscheinlich 24 Stunden oder mehr dafür brauchen. Die Chance, dass er ein paar Namen übersieht und die Einladung nicht personalisieren kann, ist ebenfalls hoch. Wenn dieselbe Aufgabe von einem Tool wie z.B. einem Event-Kommunikationstool erledigt wird, dauert es vielleicht nur 5min! um 1000 Einladungen mit 0% Fehler zu versenden. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie bei dieser Aufgabe sparen.
Höhere Kundenzufriedenheit
Laut dem von forbes.com veröffentlichten Bericht erhöhen 75 % der Unternehmen, die KI und maschinelles Lernen einsetzen, die Kundenzufriedenheit um mehr als 10 % und 3 von 4 Unternehmen, die KI und maschinelles Lernen implementieren, steigern laut Capgemini den Umsatz mit neuen Produkten und Dienstleistungen um mehr als 10 %. Unternehmen suchen nach Wegen, um jederzeit für die Fragen ihrer Kunden verfügbar zu sein, und die Technologie der künstlichen Intelligenz/Chatbots hat die Lösung für dieses Problem geliefert. Der Einsatz dieser Technologie ist nicht nur kosteneffektiv, sondern lässt sich auch in der gewünschten Weise steuern. Online-Registrierung, Ticketing und Bezahlung erhöhen die Kundenzufriedenheit, da alles in Echtzeit geschieht und transparent ist. Eine solche Technologie hilft dabei, ein positives und konsistentes Markenerlebnis zu schaffen.
Verbesserte Management Effizienz
Event Manager sind oft mit ihren täglichen Besprechungen beschäftigt und so kann der Workflow aufgrund ihres vollen Terminkalenders nicht nahtlos ablaufen. Denken Sie nun an die Automatisierung des Workflow-Managements, das einen besseren Einblick in die von den Teammitgliedern geleistete Arbeit gibt. Die Kontrolle der Geschäftsvariablen ermöglicht, so dass man vernünftige Geschäftsentscheidungen mit Umsicht treffen kann. Echtzeitberichte und -aktualisierungen sorgen für eine Kontrolle aller Informationen, die hilfreich sind, um geschäftliche Entscheidungen in die richtige Richtung zu lenken.
Steigern Sie die Produktivität:
Es kommt vor, dass Unternehmen in der Hochsaison besondere Anforderungen an bestimmte Aufgaben haben, für die sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen, was die Anzahl der Mitarbeiter und die Kosten erhöht. Oft können solche Probleme leicht gelöst werden, indem man die Prozesse rationalisiert und Redundanzen und unnötige Aufgaben eliminiert. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft, dieses Problem zu lösen und die Produktivität der Mitarbeiter um fast 30 % zu steigern. Wenn der Planer eine einzige Plattform wie z. B. eine Website erstellt, um Informationen über eine Veranstaltung an alle Beteiligten, das Publikum usw. zu verbreiten. Dadurch werden Redundanzen in einem Team reduziert und der Arbeitsablauf besser kontrolliert. Schließlich haben laut dem McKinsey-Bericht etwa 60 % aller Berufe mindestens 30 % technisch automatisierbare Aktivitäten. Also, worauf warten Sie noch? Seien Sie der frühe Anwender der Technologie und automatisieren Sie Arbeitsbereiche, die Kosten sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Die Wahl des richtigen Automatisierungstools wird Ihnen helfen, die Engpässe in Ihrem Unternehmen zu beseitigen. Bevor Sie Geld für die Automatisierungstools ausgeben, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, was Sie vorhaben und wie die Automatisierung ihre Arbeitslast verringern wird. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und fragen Sie nach einer Demo.
