Wie Sie Sponsoren für Ihre Veranstaltung finden

Sponsoring ist das Rückgrat der meisten Veranstaltungen. Sie machen die Veranstaltung nicht nur zu einem finanziellen Erfolg, sondern auch zu einem Schaufenster für die Unterstützung von Unternehmen und Gemeinden, wodurch Ihre Veranstaltung viel lebensfähiger wird.

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Erstellen einer Liste der idealen Sponsoren

Nicht jedes Unternehmen hat das Recht, jede Veranstaltung zu sponsern. Beispielsweise ist ein Donut-Laden möglicherweise nicht die beste Wahl für einen Bodybuilding-Wettbewerb.

Lokale Unternehmen, die näher an Ihrer Art von Veranstaltung ausgerichtet sind, sind als Sponsoren immer leichter zu gewinnen. Anstatt zu versuchen, alle in der Gegend kalt anzurufen, sollten Sie Ihre Bemühungen auf bestimmte Unternehmen ausrichten, damit Sie Ihre Zeit vernünftiger nutzen und ein "Ja" viel mehr hören als ein "Nein". Bevor Sie mit der Kontaktaufnahme mit den potenziellen Sponsoren beginnen, erstellen Sie eine Liste derjenigen, von denen Sie glauben, dass sie für Ihre Veranstaltung am besten geeignet sind. Sie müssen auch die verschiedenen Ebenen des Sponsorings festlegen (dazu später mehr.) Die Liste sollte verschiedene potenzielle Sponsoren auf verschiedenen Ebenen widerspiegeln.

Bei Veranstaltungen sowohl im gewinnorientierten als auch im gemeinnützigen Sektor sollte die Ermittlung der Dienstleistungen oder Produkte, an denen Ihre Teilnehmer interessiert sind, ein guter Anfang für die Entwicklung Ihrer Liste sein. Jede Veranstaltung, egal wie groß oder klein, stellt eine Nischengruppe dar, die ein Unternehmen als Kunden identifizieren möchte. Wenn Sie dies verstehen, werden Sie keine Schwierigkeiten haben, Ihre Aufrufliste mit den idealen Sponsorenkandidaten zu erstellen und diese zu positiven und enthusiastischen Sponsoren zu machen.

Wenn Sie eine Konferenz für Veranstaltungsplaner und -manager organisieren, wäre ein Unternehmen, das Veranstaltungsmanagement-Software (wie z.B. Meetingbox) anbietet, ein idealer Sponsor. Sie könnten eine Platzierung am Check-in-Stand, auf Ihrer Veranstaltungs-App oder durch andere Beschilderung anbieten.

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Kommunikation mit potenziellen Sponsoren

Sobald Sie Ihre idealen Sponsoren identifiziert haben, ist es entscheidend, mit ihnen auf sinnvolle Weise in Kontakt zu treten, um die Sponsoringmöglichkeit zu besprechen. Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie ausrichten, müssen Sie bestimmen, welches Maß an Verkaufstalent Sie benötigen, aber unabhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie ausrichten, müssen Ihre potenziellen Sponsoren den Wert für ihr Geschäft erkennen. Stellen Sie sicher, dass Sie im Gespräch mit einem Sponsorenkandidaten die Einzelheiten Ihrer Veranstaltung in Bezug auf sein Unternehmen oder seine Organisation erläutern können. Laut Eve Gumpel von Entrepreneur ist die Beschreibung Ihrer demografischen Situation entscheidend. Wenn Sie mit einem Geschäft, das Videospiele und Spielsysteme verkauft, über das Sponsoring einer Spielveranstaltung sprechen, ist es sinnvoll, über die Daten zu sprechen, da sie sich auf diese demografische Gruppe beziehen.

Wie viele Personen werden voraussichtlich anwesend sein? Welche Art von Exposition werden sie als Sponsor erhalten? Wird es eine große Medienberichterstattung geben? Dies sind alles kritische Fragen, die Ihnen Ihr Sponsor-Kandidat stellen wird.

Die Kommunikation darüber, wie Sie ihr Logo und ihren Firmennamen vor allen Teilnehmern und ihrem Einflussbereich platzieren werden, ist das wichtigste Detail, das Sie ihnen mitteilen müssen.

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Erstellen eines Sponsoring Packets

Man kann nicht einfach von der Veranstaltung erzählen und erwarten, dass die Unternehmen anfangen, mit Geld um sich zu werfen. Sie müssen Zahlen und echte Informationen darüber sehen, wie sich dies auf ihr Unternehmen auswirken wird. Forbes erörtert, wie wichtig es ist, im Anschluss an einen Sponsoring-Vorschlag ein robustes soziales Medium zu verbinden.

Unternehmen sind bestrebt, ihre Präsenz in sozialen Medien zu verstärken, um jüngere Kunden anzuziehen. Sogar über junge Kunden hinaus haben soziale Medien die Möglichkeit, einen Markt in einer Art "rasanter Mund-zu-Mund-Propaganda" schnell zu öffnen.

Natürlich spielen auch Social Media Follower eine Rolle, deren Aufmerksamkeit kann ebenfalls zu dem Erfolg des Events beitragen. Andere messbare Metriken wie die Anzahl der Ticketverkäufe oder Registrierungen vom letzten Jahr (oder die aktuelle Anzahl bis heute) und Informationen über das Durchschnittsalter der Teilnehmer sind ebenfalls wichtig, wenn Sie Ihr Angebot machen.

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Die richtigen Sponsoring-Pakete zusammenstellen

Nicht alles ist eine Einheitsgröße - nicht alles passt in der Welt der Veranstaltungsplanung. Man muss die Größe der Unternehmen kennen, die man für ein Sponsoring sucht, und erkennen, wohin sie ihre Werbe- und Marketinggelder stecken. Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation sind, erleichtert es ihnen den Verkauf, Werbung mit wohltätigen Spenden zu kombinieren. Nichtsdestotrotz hat jedes Unternehmen ein anderes Budget, und Sie müssen verschiedene Ebenen von Sponsoringpaketen haben, um sie alle unterzubringen. Wie oben besprochen, ist das Anbieten verschiedener Sponsoring-Ebenen der kluge Ansatz, um Ihre Reichweite zu vergrößern.

Beginnen Sie mit einer Basisebene, die ihren Markennamen auf allen Werbematerialien enthält. Sie müssen die Basisebene je nach den Fundraising-Zielen Ihrer Veranstaltung festlegen. Höhere Ebenen sollten auf sichtbarere Art und Weise mehr Sichtbarkeit bieten. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine Art Konferenz handelt, sollten höhere Ebenen eine prominentere Platzierung und Beschilderung der Stände beinhalten. Vielleicht geben Sie ihnen die Möglichkeit, eine Rede zu halten?

Wenn Sie eine Konferenz für Veranstaltungsfachleute veranstalten (wie in unserem Beispiel), kann ein höheres Sponsoringniveau die Einladung eines Vertreters des Unternehmens als Redner oder sogar die Benennung eines der Säle am Veranstaltungsort nach dem Sponsor umfassen.

Die Festlegung eines Limits für die Anzahl der verfügbaren Sponsoringpakete in den oberen Rängen kann auch ein großartiges Zeichen der Exklusivität für Ihren Sponsor-Kandidaten sein, so dass er sich in diesem Raum nicht zu überfüllt fühlen wird.

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Das Geschäft abschließen

Nach all den Diskussionen über Demographie und andere Daten müssen Sie, egal wie gut Sie Ihren Vorschlag ausgearbeitet haben, immer noch um die Patenschaft bitten. Bei größeren Fischen im Patenschaftsmeer werden Sie die Frage, ob sie Ihnen Geld geben werden oder nicht, nicht überstürzen wollen. Die Website Faster to Master fasst die Punkte zusammen, die in dem berühmten Dale Carnegie-Buch How to Win Friends and Influence People" (Wie man Freunde gewinnt und Menschen beeinflusst) zu finden sind. In dem Buch spricht Carnegie darüber, wie wichtig es ist, Menschen, die man zu beeinflussen versucht, viele Fragen zu stellen, die es ihnen ermöglichen, über sich selbst und ihr Geschäft zu sprechen.

Sie sind es wahrscheinlich gewohnt, um Geld gebeten zu werden. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, darüber zu sprechen, was sie in ihrem Unternehmen tun.

Wenn sie den Zusammenhang sehen und den Wert verstehen, den es ihnen und ihrem Unternehmen bringen wird, ist das der richtige Zeitpunkt, um nach der von Ihnen angestrebten Sponsoringstufe zu fragen. Tun Sie es selbstbewusst und reden Sie sich und ihnen das Sponsoring nicht aus. Wenn Sie sie für ein bestimmtes Sponsoringniveau haben wollen, halten Sie sich daran, es sei denn, sie geben an, dass sie auf ein niedrigeres Niveau zurückgehen wollen.

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Zusammenfassung

Unabhängig von der Art oder Größe Ihrer Veranstaltung ist Sponsoring eine der besten Möglichkeiten, die Einnahmen zu steigern und eine großartige Partnerschaft mit gezielten Unternehmenssponsoren aufzubauen. Denken Sie daran, dass die Erstellung einer Liste geeigneter Sponsoren, die sich auf die Art der Veranstaltung beziehen, der erste und sehr wichtige Schritt ist. Als nächstes müssen Sie die Einzelheiten der Veranstaltung mitteilen und erläutern, warum sie als Sponsor gut geeignet sind. Wenn Sie einen Vorschlag zusammenstellen, der sie als Sponsor einschließt und darlegt, was sie von diesem Geschäft erwarten können, wird ihr Interesse gesichert. Denken Sie daran, die verschiedenen Ebenen des Sponsorings zu erläutern, und bitten Sie sie immer vertrauensvoll um ihr Sponsoring. Wenn Sie diese Teile des Puzzles zusammensetzen, sollten Sie mit großen Erträgen und neuen strategischen Partnerschaften mit Ihrer Veranstaltung rechnen.

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