Die ultimative Checkliste für virtuelle Event Planer

Ein virtueller Event Planer?

Ja! Virtuelle Eventplaner sind seit 2020 ein Teil der neuen Normalität. Denn die Herausforderung bei der Planung von Events hat nicht abgenommen, ganz im Gegenteil. Nun müssen sich ehemalige live Event Manager in einem bisher unbekannten Terrain zurecht finden. Virtuelle Events sind mit einem erheblichen Planungsaufwand verbunden. Besonders, wenn man den Anspruch hat, dass virtuelle Events so spannend und unterhaltsam wie „echte“ Veranstaltungen sein sollen.

Der Schlüssel zu jedem großartigen Event, egal ob live, virtuell oder hybrid, ist die Planung! Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, an alles zu denken und den Überblick zu bewahren.

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Vor dem Event

Bestimmen Sie Ihren Event Typ
- Was sind Ihre Ziele?
- Wer ist Ihr Zielpublikum?
- Bestimmen Sie Ihre Teilnehmer

Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist, welche Art von Veranstaltung Sie wollen. Dann müssen Sie sich fragen: Was sollen die Ergebnisse dieser Veranstaltung sein? Sobald Sie die Art der Veranstaltung definiert haben und wissen, was Sie erreichen wollen, wissen Sie, wen Sie ansprechen wollen. Wen wollen Sie ansprechen und warum? Jetzt, da Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie herausfinden, wen Sie einladen wollen. 

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Entwickeln Sie ein virtuelles Veranstaltungskonzept
- Teammitglieder einladen
- Accountrollen festlegen

Setzen Sie sich im Team zusammen und brainstormen Sie, wie Ihr Konzept aussehen soll. Betreiben Sie Marktforschung. Finden Sie heraus, was für vergleichbare Events bereits veranstaltet wurden. Sobald dies geschehen ist, ist es an der Zeit ein Thema aufzusetzen. Erstellen Sie ein Vision Board, um Ihr Event zu visualisieren und in die Tat umsetzen zu können.

Erstellen Sie das virtuelle Veranstaltungsbudget
- Ermitteln Sie Ihre Einnahmen
- Verfolgen Sie Ihre Ausgaben
- Bilden Sie Rücklagen für den Notfall
- Vergleichen Sie geschätzte mit tatsächlichen Ausgaben
- Behalten Sie Ihren Cash Flow immer im Auge

Verfolgen Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres virtuellen Events. Für den Fall, dass unerwartete Schwierigkeiten auftreten, sollten Sie unbedingt Rücklagen einrichten.  Es hilft, die geschätzten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Die Meetingbox Cash Flow-Funktion bietet Ihnen hierzu die Möglichkeit. Ebenso können Sie, sobald Sie all diese Zahlen ermittelt haben sicherstellen, dass Sie über Ihre Ausgaben und Einnahmen immer Bescheid wissen.  

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Folgen Sie einem Plan
- Planen Sie Ihre Inhalte
- Richten Sie eine Teilnehmerregistrierung ein
- Erstellen Sie eine Timeline
- Legen Sie Erwartungen fest

Erstellen Sie einen Event-Plan und setzen Sie ihn in die Tat um. Das erste Element sind Inhalte des Events.  Dann setzen Sie Ihr Online-Anmeldeformat auf.  Danach können Sie sich dem Aufbau Ihres Eventmanagement Teams zuwenden. Dazu gehören Event-Planer, Meeting-Moderatoren und IT-Spezialisten, die bei der Erstellung des Events helfen. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, sollte ein Zeitplan für alle mit dem Event zusammenhängenden Aufgaben erstellt werden, inklusive entsprechender Priorisierung und den dazugehörigen Fristen. Mit diesem Zeitplan können Sie nun die Aufgaben an Ihre Teammitglieder verteilen.

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Überlegen Sie sich die Logistik und das Format Ihrer Veranstaltung
- Wählen Sie ein Datum/Uhrzeit
- Setzen Sie die Sessions auf
- Live-Stream
- Webchat
- Panels und Foren

Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit, die für die Mehrheit Ihrer Teilnehmer geeignet ist. Bedenken Sie hierbei ein mögliche Zeitverschiebung! Richten Sie Ihre Sessions ein, d.h. planen Sie wann, welcher Redner dran ist und was in den Pausen passieren wird.  Überlegen Sie auch, wie und ob Sie in dem Event live Übertragungen haben wollen.  Wer ist der zusätzliche Moderator in den Sessions, um Fragen der Teilnehmer zu beantworten? Wie wollen Sie die Moderatoren oder Diskussionsteilnehmer mit den Teilnehmern interagieren lassen?   

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Stellen Sie das Branding des Events zusammen
- Branding für Ihr Event
- Individuell gebrandeter Homescreen
- Gebrandete Logos und Farben
- Briefing für individuelle Designs, falls erforderlich

Überlegen Sie, wie Ihr virtuelles Event aussehen soll. Mit Meetingbox können Sie Ihr Webinar, Live-Stream, Chats und Foren auf einer Plattform kombinieren. Sie können auch eine 3D-animierte Umgebung für ein virtuelles Event erstellen, das mit unseren Event Management Funktionen für ein einzigartiges, optimiertes Event Erlebnis sorgt.

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A/V-, Technik- und Produktionsbedarf ermitteln
- Eventregistrierung
- Eventwebseite
- Möchten Sie eine eigene Domain für die Webseite und das Event?
- Mobile Optimierung
- Mehrsprachige Inhalte
- Einbettungsformulare & Berichte erstellen
- Onboarding-Phase für Ihr Team festlegen

 
Definieren Sie benötigte Integrationen
- Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer
- Denken Sie an Sicherheitsbestimmungen
- Fokussieren Sie sich auf Features

Die meisten Events erfordern eine Teilnehmerregistrierung. Stellen Sie sicher, dass diese auf den Punkt ist und die Event Webseite alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Möglicherweise benötigen Sie mehrsprachige Inhalte und müssen Formulare und Berichte einbetten.
Sie sollten eine Onboarding-Phase in Ihre Planung einplanen, um Ihrem Produktionsteam Zeit zu geben, die Tools zu erlernen und zu testen, z. B. wie man Chats aktiviert, wie man ein Meeting veranstaltet usw. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsleiter und der Produktionsleiter in Kontakt stehen und sich regelmäßig über die Bedürfnisse beider austauschen. Prüfen Sie außerdem, ob Meetingbox über alle benötigten Integrationen verfügt. Falls nicht, kann das Meetingbox-Entwicklungsteam mit Ihnen an Optionen arbeiten. Berücksichtigen Sie die IT-Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer und machen Sie das Erlebnis vom Standpunkt der Benutzerfreundlichkeit so einfach wie möglich. Vergessen Sie nicht, die Sicherheit zu berücksichtigen - Bedenken wie GDPR und Unternehmenssicherheit sind ein Muss für Sie, das Sie berücksichtigen müssen. Konzentrieren Sie sich darauf, die besten Funktionen für Ihre Teilnehmer bereitzustellen, denn Sie können Ihre virtuelle Veranstaltung genauso ansprechend gestalten wie eine Live-Veranstaltung. Bieten Sie Ihren Teilnehmern eine Chat-Funktion, um den Dialog zwischen Teilnehmern, Moderatoren und Meeting-Organisatoren zu fördern. 

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Erstellen Sie Ihren virtuellen Veranstaltungsort
- Benutzerdefinierte Stile
- Wählen Sie Raumdesigns aus Vorlagen oder lassen Sie sich ein eigenes Design erstellen
- Icon Positionen
- Aktionen, Menü, Animationen
- Sessions/Funktionen in iframe öffnen
- Oder in neuem Tab öffnen

Das Erstellen Ihres virtuellen Veranstaltungsortes macht großen Spaß. Zusammen mit Ihrem Team können Sie entweder Designs aus unserer Vorlagenbibliothek auswählen oder individuelle Designs anfertigen lassen. Definieren Sie, wo Aktionen gesetzt werden sollen, indem Sie die Position der Icons wählen. Aktionen, wie z. B. Videos oder Webinare, können entweder im Veranstaltungsort per Iframe oder extern in einem neuen Tab geöffnet werden.

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Analysen und Reporting
- Aktivieren Sie die Integration von Analysen
- Stellen Sie Berichte und Analysen ein
- Definieren Sie benutzerdefinierte Reportings
- Wählen Sie die Analyse des Website-Traffics

Erfassen Sie Registrierungsdaten, wie z. B. die Anzahl der Personen, die sich für das Event registriert oder eingecheckt haben. Erhalten Sie Daten zu Ihrer Event Performance aus Event Registrierungen, Check-ins, App-Downloads und vielen mehr. Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte über Ihre Event Aktivitäten, und nutzen Sie die Daten als Entscheidungsgrundlage. Erhalten Sie Berichte über die Lead Generierung von Ausstellerständen, Besuchen, Downloads oder von Interaktionen bei Sharing-Sessions.

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Seien Sie proaktiv in Bezug auf Inhalt und Entwicklung
- Wählen Sie die richtigen Redner aus
- Prüfen Sie deren Referenzen
- Finden Sie die richtige Unterhaltung
- Bringen Sie alle Mitwirkenden mit dem Produktionsteam zusammen

Es ist wichtig, dass Sie bei der Planung und Erstellung von Inhalten proaktiv vorgehen. Wählen Sie Themen, Referenten und Präsentationen aus, die auf die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer zugeschnitten sind und Ihnen einen maximalen Nutzen bieten. Betreiben Sie Marktforschung, um zu erfahren was Ihre Konkurrenten und andere in Ihrer Branche in diesem Bereich anbieten: Wer spricht auf anderen Events? Haben Sie positive Rezensionen von Rednern gesehen, die Sie dann für Ihre Veranstaltung buchen können? Überprüfen Sie die Referenzen Ihrer Redner und stellen Sie sicher, dass diese seriös sind. Sie sollten auch für die richtige Unterhaltung auf dem Event sorgen. Finden Sie einen Showact, der zu Ihrem Publikum und dem Thema des Events passt.

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Sponsoren finden
- Bieten Sie Ihr virtuelles Event an
- Finden Sie Sponsoren
- Erstellen Sie eine Liste möglicher Sponsoren
- Erstellen Sie Sponsoring Pakete

Sponsoren sind wichtiger Bestandteil Ihres Events, daher sollten Sie darauf einen besonderen Fokus legen. Recherchieren Sie, welche Sponsoren für Ihre Branche geeignet sind. Sobald Sie diese Recherche durchgeführt haben, erstellen Sie eine Liste möglicher Sponsoren. Sie können dann für jeden Sponsor ein Sponsoring Paket erstellen, in dem Sie die Vorteile des Sponsorings anbieten und bereits einen exklusiven Einblick in das kommende Event gewährleisten.  

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Marketing
- Erstellen Sie einen Event Slogan
- Erstellen Sie eine Online-Präsenz
- Erstellen Sie eine Mailingliste, planen Sie den Versand
- Aktivieren Sie E-Mail Tracking

Erstellen Sie einen Marketingplan, um festzulegen wie Sie die Teilnehmer auf die Veranstaltung aufmerksam machen wollen. Ein Name und ein passender Slogan sind für den optimalen Auftritt ausschlaggebend. Der Name Ihres Events sollte kurz, einprägsam und beschreibend sein. Schließlich stellen Sie eine Online-Präsenz für Ihr Event zusammen. Dazu gehören eine Webseite/Landingpage, eine Registrierungsseite und ggf. eigene Social Media Kanäle.

 
Zwei Monate vor der Veranstaltung

Erstellen Sie Ihre Agenda
- Richten Sie die Sessions ein
- Formatieren Sie Ihre Inhalte
- Erstellen Sie Gamification, Live-Umfragen und Q&As

Innerhalb von zwei Monaten vor dem Event sollten Sie Ihr Programm vollständig ausgearbeitet haben und die verschiedenen Räume sollten angelegt sein.  Bereiten Sie die Event Inhalte im richtigen Format vor. Sie sollten Ihr Event über die Online-Kanäle bewerben, die Sie aufgebaut haben. Versenden Sie Einladungen an Ihr Zielpublikum auf unterschiedlichen Werbekanälen, wie z.B. Gastbeiträge in Blogs, Inhalte in sozialen Medien, E-Mail-Newsletter etc. Erstellen Sie interessante und fesselnde Funktionen wie Live-Umfragen, Quiz, Online-Spiele um das Engagement zu fördern.

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Ticketing
- Integriertes Ticketing über Eventbrite
- Verwendung der Stripe-API
- Verknüpfen Sie Sessions

Erstellen einer mobilen App
- Single App oder
- Multi Event App
- QR-Code und Scan
- Mehrere Sprachen
- Benutzerdefinierte App
- Offline-Modus
- Funktionen auswählen
- App-Store

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Bei der Erstellung einer mobilen Event-App können Sie zwischen einer Single App, die für ein einzelnes Event geeignet ist, oder einer Multi Event App wählen. Bei einer Multi App handelt es sich um eine App mit Unterkategorien für unterschiedliche Events von einem Anbieter. Loggen Sie sich in die App ein, indem Sie den speziellen Event-Code beim Login eingeben, oder den generierten Event-QR-Code scannen. Event Informationen können in diversen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Derzeit bieten wir Deutsch und Englisch als Standardsprachen an. Custom Apps benötigen einen eigenen Account in den App Stores und lassen Sie ein persönliches App-Icon hochladen. Der Offline-Modus ermöglicht den Teilnehmern den Zugriff auf Inhalte der App, auch ohne Internetverbindung.

Einen Monat vor der Veranstaltung

- Datum und Zeiten bestätigen
- Zahlungen anfordern
- Virtuelle Kommandozentrale einrichten
- Materialien digital verbreiten
- Dresscode festlegen
- Durchlauf planen

Einen Monat vor dem Eventtermin sollten Sie alle Teilnehmer, Sponsoren und Lieferanten an das Event erinnern und das Datum / die Uhrzeit bestätigen. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen vor dem Event geleistet werden – vermeiden Sie dadurch Überraschungen in letzter Minute. Erledigen Sie die gesamte Buchhaltung vor dem Event, damit Sie sich auf die Durchführung konzentrieren können. Richten Sie eine virtuelle Kommandozentrale ein - sorgen Sie dafür, dass Ihr gesamtes Personal dieselbe mobile Event App als Kommunikationstool nutzt. So ist jeder immer up to date. Verteilen Sie alle Event Informationen digital an alle beteiligten Personen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Dresscode festlegen und diesen an die Referenten weiterleiten.

Richten Sie ein virtuelles Kommunikationssystem ein: Ermöglichen Sie so ihrem Team auf einer Plattform zusammen zu arbeiten. Sobald Sie alle oben genannten Aufgaben erledigt haben, planen Sie einen letzten Durchlauf, um Ihr Team zu trainieren. Führen Sie ein Probe Event durch, um die Mitarbeiter im Umgang mit der Software zu schulen.  

 
Ein bis zwei Wochen vor dem Event

- Prüfen Sie die endgültigen Details
- Sprechen Sie die Erwartungen an

Planen Sie ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung einen letzten Durchlauf mit Ihren Mitarbeitern, um alle letzten Details zu besprechen. Dabei sollten Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter besprechen und festlegen, wie Sie mit allen in Kontakt treten können. Sie sollten auch die Erwartungen an die Veranstaltung ansprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder die übergreifenden Ziele der Veranstaltung sowie seine persönlichen Ziele und Aufgaben versteht. 

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Am Tag vor der Veranstaltung

- Abschließende Tests durchführen
- Alle Agendazeiten bestätigen
- Eine abschließende Aufgabenmatrix mit allen veranstaltungsbezogenen Aufgaben erstellen

Am Vortag sollten Sie letzte Tests an allen IT-Systemen und Event-Funktionen durchführen. Sie sollten auch alle Teilnehmer erreichen, um alle Zeiten der Tagesordnung zu bestätigen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wann er sich einwählen muss. Anhand dieser abschließenden Tests können Sie dann die Aufgabenmatrix aktualisieren. Diese dient als praktisches Nachschlagewerk oder "Spickzettel" für das Event-Personal während des Events.  

 
Während dem Event

- Haben Sie Spaß
- Starten Sie die Aufzeichnung(en)
- Fühlen Sie sich wohl
- Stärken Sie Ihr Team
- Unterhalten Sie sich mit den Teilnehmern
- Führen Sie Live-Umfragen durch
- Sammeln Sie Feedback

Sobald das Event läuft, denken Sie daran Spaß zu haben. Wenn die Sessions begonnen haben, vergessen Sie nicht die Aufzeichnung zu den entsprechenden Zeiten zu starten. So können Sie die Eventhighlights auch denjenigen zur Verfügung stellen, die nicht teilnehmen konnten. Für das Event selbst stellen Sie sicher, dass Sie einen bequemen Sitzplatz haben, damit Sie auch über einen längeren Zeitraum bequem sitzen. Halten Sie außerdem alle Ihre Kommunikationstools bereit, falls sich eines Ihrer Team-Mitglieder meldet. Stärken Sie ihr Team und deren Motivation. Schließlich können Sie nach Abschluss der Sessions das Feedback der Teilnehmer zu ihren Erfahrungen einholen.

 
Nach der Veranstaltung

- Schließen Sie Ihre Veranstaltung, so dass niemand mehr darauf zugreifen kann
- Exportieren Sie Ihre Veranstaltung als JSON-Datei (gesamte Veranstaltung / granulare Optionen)
- Gehen Sie die Meetingbox-Berichte und -Analysen durch
- Überprüfen Sie die, von Ihnen geknüpften, Kontakte
- Überprüfen Sie Ihr Feedback
- Versenden Sie Follow Up E-Mails und Danksagungen
- Aktualisieren Sie Ihren Cashflow
- Setzen Sie sich mit Sponsoren in Verbindung
- Überprüfen Sie Ihren Fortschritt in Bezug auf Ihre Ziele
- Führen Sie eine Nachbesprechung mit Ihren Mitarbeitern

Sobald das Event beendet ist, gehen Sie die von Meetingbox bereitgestellten Berichte und Analysen durch. Dies kann Ihnen viele wertvolle Einblicke geben, z. B. wer während des Events aktiv war und wer inaktiv war. Überprüfen Sie die Kontakte, die Sie geknüpft haben und gehen Sie diesen nach. Prüfen Sie das Feedback der Teilnehmer, um mögliche Verbesserungen herauszufinden und um zu sehen, was Ihre größten Erfolge waren. Vergessen Sie nicht, sich bei Ihren Moderatoren und Teilnehmern mit Follow up E-Mails und Danksagungen für die Teilnahme zu bedanken. Seien Sie organisiert, wenn Sie alle Daten des Events sammeln. Bewahren Sie alle Berichte und Analysen sorgfältig auf, damit Sie sie später zur Verfügung haben. Aktualisieren Sie Ihr Budget, sobald alle Zahlen zu Einnahmen und Ausgaben vorliegen.

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Das letzte Wort zur Planung einer virtuellen Veranstaltung

Die oben aufgeführten Checkpunkte erleichtern Ihnen die Planung des virtuellen Events und geben einen Einblick, wie Umfangreich die neuen Herausforderungen sein können. Ein erfolgreiches Event bietet Ihren Gästen einen erheblichen Mehrwert und bringt Sie Ihren persönlichen und/oder unternehmerischen Zielen näher.
Meetingbox ist die all-in-one Plattform für Ihre live, virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Unsere virtuellen Eventspezialisten unterstützen Sie und Ihr Team während des gesamten Eventzyklus, von der Konzeption bis hin zur Fertigstellung. Kontaktieren Sie uns noch heute!

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