2023: Eine Odyssee der Veranstaltungsplanung: Wie generative KI und Workflow-Management-Tools Ihr Unternehmen voranbringen

"Womit wir unsere Zeit verbringen, ist wahrscheinlich die wichtigste Entscheidung, die wir treffen."

- Ray Kurzweil

Das Potenzial der generativen KI, unser tägliches Leben zu verändern, hat in den letzten schwierigen Zeiten der Covid-Pandemie, des wirtschaftlichen Abschwungs und der steigenden Preise ein Gefühl der Hoffnung und des Optimismus geweckt. Doch wie sieht die Zukunft der Arbeit wirklich aus? Dieses Thema ist nach wie vor faszinierend. Manche glauben, dass wir in ein KI-gestütztes goldenes Zeitalter eintreten, ein Tableau vivant mit blühenden Schriften, Kunst, Musik, Software und Wissenschaft.

Im Laufe der Geschichte haben die Menschen immer nach Möglichkeiten gesucht, ihre Arbeit effizienter zu gestalten und den Aufwand an manueller Arbeit zu verringern. Ein altes Beispiel dafür ist die Verwendung des Abakus im alten China. Der Abakus war ein Rechengerät, das es den Menschen ermöglichte, komplexe Berechnungen schneller und genauer durchzuführen, und wurde bereits im 2. vorchristlichen Jahrhundert verwendet. In jüngerer Zeit ist die Einführung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) in den 1970er Jahren ein weiteres Beispiel dafür, wie die Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung der Arbeit genutzt wurde. EDI ist eine moderne Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und andere Daten elektronisch auszutauschen, was die Effizienz und Genauigkeit von Geschäftstransaktionen verbessert, anstatt sich auf Papierdokumente und manuelle Dateneingabe zu verlassen.

In den letzten Jahren haben der technologische Fortschritt und die Automatisierung von Arbeitsabläufen stark zugenommen. Generative KI ist derzeit ein hochaktuelles Thema in den sozialen Medien. Das Aufkommen von ChatGPT und DALL-E 2 hat intensive Diskussionen über die möglichen Auswirkungen auf Menschen, Karrieren und Branchen ausgelöst. Diese Technologie hat das Potenzial, erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen zu haben, die mit der Erstellung von Inhalten zu tun haben, wie z. B. das Eventmanagement.

Als Eventmanager können Sie in mehrfacher Hinsicht vom Einsatz generativer KI-Tools profitieren. Diese Tools helfen Ihnen, Zeit zu sparen und die Arbeitsbelastung zu verringern, indem sie Aufgaben wie Design und Inhaltserstellung automatisieren. Mithilfe dieser Werkzeuge können Sie schnell individuelle Grafiken und andere visuelle Materialien für Marketing- und Werbezwecke erstellen. Mit Adobe Generative Design erhalten Sie beispielsweise Designoptionen auf der Grundlage bestimmter Parameter und Kriterien, und mit Hilfe von DALL-E 2 können Sie realistische Bilder aus einer textbasierten Beschreibung generieren.

Ein Event-Manager könnte zum Beispiel mit DALL-E 2 ein Werbeplakat für eine bevorstehende Veranstaltung oder Konferenz erstellen, indem er eine Beschreibung angibt, z. B. "Erstellen Sie ein Plakat für eine Werbekonferenz. Zeigen Sie das Thema der Konferenz, 'Innovate and Inspire', in einer fetten, futuristischen Schriftart an. Verleihen Sie dem Plakat ein dramatisches Aussehen, ähnlich dem Plakat für den Film 2001: Odyssee im Weltraum."

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Darüber hinaus helfen Ihnen generative KI-Tools bei der Erstellung personalisierter Empfehlungen für Ihre Veranstaltungen. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung für ein bestimmtes Zielpublikum planen, können diese Tools Ihnen helfen, maßgeschneiderte Inhalte und Vorschläge auf der Grundlage der Vorlieben und Interessen Ihrer Teilnehmer zu erstellen. Sie könnten zum Beispiel Artomatix verwenden, das maschinelles Lernen nutzt, um die Erstellung von 3D-Grafiken und anderen visuellen Inhalten zu automatisieren. Eventmanager können mit diesem Tool in Sekundenschnelle individuelle Grafiken und andere visuelle Materialien erstellen. Auf diese Weise können Sie für Ihre Teilnehmer ein ansprechenderes und aussagekräftigeres Erlebnis schaffen, was zu einer höheren Zufriedenheit und Rentabilität führt.

Eine weitere Möglichkeit, wie Eventmanager von generativen KI-Tools profitieren, ist der Einsatz von virtuellen Assistenten wie X.AI. Diese Tools helfen Ihnen bei der Bewältigung einer Vielzahl von Aufgaben, z. B. bei der Verwaltung Ihres Kalenders, der Planung von Terminen und der Beantwortung von E-Mails.

Generative KI ist eine nützliche Ergänzung für das Toolkit eines Eventmanagers, aber es ist wichtig zu beachten, dass sie kein Ersatz für Workflow-Management-Tools wie Meetingbox PWM ist, die speziell auf die Bedürfnisse von Eventplanern zugeschnittene Funktionen bieten.

Workflow-Management-Tools bieten in der Regel Funktionen wie Aufgabenmanagement, Kalenderintegration und Tools für die Zusammenarbeit, die Eventmanagern dabei helfen können, ihre Aufgaben zu rationalisieren und während des Eventplanungsprozesses organisiert zu bleiben. Diese Funktionen sind auf die spezifischen Bedürfnisse von Veranstaltungsplanern zugeschnitten und sind besonders nützlich, wenn es um die Koordination einer großen Veranstaltung mit vielen beweglichen Teilen geht. Im Gegensatz dazu bieten generative KI-Assistenten keine derartigen Spezialfunktionen und konzentrieren sich in erster Linie auf die Generierung von Optionen oder Empfehlungen. Sie sind zwar in manchen Kontexten hilfreich, bieten aber nicht die volle Bandbreite an Funktionen, die Workflow-Management-Tools bieten.

Als All-in-One-Eventmanagement-Plattform für virtuelle, persönliche und hybride Veranstaltungen unterstützt Meetingbox den gesamten Lebenszyklus Ihrer Veranstaltung und alle Aspekte der Arbeit eines Veranstaltungsplaners, wie z. B. die Automatisierung von Projektabläufen, die Erstellung einfacher oder anspruchsvoller Websites zur Veranstaltungsregistrierung, mobile Event-Apps....

Hier sind einige der Möglichkeiten, wie das Meetingbox PWM-Modul für Veranstaltungsmanager hilfreich ist:

Aufgabenverwaltung: Mit Meetingbox können Eventmanager den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt verfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist.

Budgetverfolgung: Die Funktion zur Budgetverwaltung hilft Eventmanagern, die Kosten im Auge zu behalten und das zugewiesene Budget einzuhalten. Dies ist wichtig, um den Überblick über die finanziellen Details zu behalten und Mehrausgaben zu vermeiden.

Verwaltung von Anbietern: Meetingbox ermöglicht es Eventmanagern, mit Anbietern zu kommunizieren, Verträge zu verwalten und Zahlungen zu verfolgen. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Partnern und stellt sicher, dass alle notwendigen Details beachtet werden.

Meeting-Anfragen: Mit Meetingbox PWM (Project Workflow Management) können Eventmanager markenbezogene Landing Pages erstellen, um Meeting- und Eventanfragen von Kunden zu sammeln.

CRM: Meetingbox verfügt über eine CRM-Funktion (Customer Relationship Management), mit der Eventmanager Leads, Kontakte, Konten und zugehörige Geschäftsinformationen in einer einzigen Ansicht verwalten können. Dies hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und die Kontrolle über Ihre Pipeline zu behalten.

Budgetierung, Angebote & Präsentationen: Meetingbox bietet Tools zur Erstellung von geschätzten Budgets und Angeboten auf der Grundlage von Dienstleistungs- und Anbieterdatenbanken. Eventmanager können auch hochwertige Präsentationen mit Vorlagen erstellen, in die Bilder, Servicebeschreibungen und Preisinformationen eingebettet sind. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen und sorgt für eine professionelle und nahtlose Erfahrung für Kunden.

Meetingbox lässt sich leicht in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren, und die Nutzung ist ein unkomplizierter Prozess. Dank unseres detaillierten Plans und der Kompatibilität von Meetingbox mit der Software, die Sie bereits verwenden, ist der Übergang zu PWM reibungslos und effizient. In vier einfachen Schritten können Sie Meetingbox nutzen, um Ihre Aufgaben im Veranstaltungsmanagement zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern.

Der Prozess der Implementierung von Meetingbox umfasst die folgenden vier Schritte:

1. Analyse und Entwurf: In diesem Schritt geht es darum, die Grundlagen des Unternehmens und die derzeit verwendeten Arbeitsabläufe zu verstehen, den Umfang der Implementierung zu bestimmen und einen Prototyp zu erstellen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie das System funktionieren wird. Eine formale Leistung, die Designfreigabe, wird vom Kunden unterzeichnet.
2. Konfigurieren und Erstellen: Dieser Schritt umfasst das Laden und Prüfen von Daten, die Konfiguration aller Teile des Systems, die Erstellung bestimmter Vorlagen und Berichte sowie gegebenenfalls die Erstellung von Schnittstellen und Erweiterungen.
3. Testen und schulen: Sie werden in der Lage sein, das System zu testen, um sicherzustellen, dass es den geschäftlichen Anforderungen entspricht. Sie werden in der Lage sein, alle fehlenden Punkte zu ermitteln und eine Schulung zum System und zum Benutzerhandbuch/zu den Arbeitsabläufen zu erhalten.
4. In Betrieb gehen: Das System wird nach einem bestimmten Zeitplan in Betrieb genommen, der einen abschließenden Daten-Upload und die Koordinierung von Projektverlaufsdaten und Schnittstellen beinhalten kann. Die Implementierung kann schrittweise erfolgen, wobei neue Funktionen in Wellen eingeführt werden. Es wird eine Support-Struktur über das Zendesk-Ticketsystem und den Intercom-Chat-Support eingerichtet.

Durch die Kombination der Vorteile von generativer KI und Workflow-Management-Tools sparen Sie Zeit, reduzieren den Arbeitsaufwand und schaffen für Ihre Event-Teilnehmer ansprechendere und aussagekräftigere Erlebnisse und bleiben dabei organisiert. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Meetingbox Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten, buchen Sie eine Demo und wir erklären Ihnen, wie Sie intelligenter und nicht härter arbeiten können.

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